Définir ce qui doit réellement passer chez Google
Une migration de Microsoft 365 vers Google Workspace peut accompagner une réorganisation, un changement de stratégie collaborative ou une volonté d’harmoniser des équipes. Le projet concerne souvent Exchange Online pour la messagerie, OneDrive pour les fichiers personnels et SharePoint pour les espaces partagés. Mais les données ne sont qu’une partie du sujet : les identités, les groupes, les droits, les liens, les calendriers et les habitudes de travail doivent être étudiés avant la bascule.
Commencez par inventorier les utilisateurs et les espaces. Qui possède quelle boîte mail ? Existe-t-il des boîtes partagées ou des adresses utilisées par une application ? Quels sites SharePoint sont réellement actifs ? Quels documents Office contiennent des fonctions avancées ou des automatisations ? Ce relevé évite de découvrir pendant la migration qu’un processus dépend d’un dossier ou d’une adresse que personne n’avait signalé.
Préparer les comptes et la destination
Les comptes Google Workspace, les groupes et la structure de Google Drive doivent être pensés en fonction de l’organisation cible. Une copie technique de SharePoint vers Drive ne garantit pas que les collaborateurs retrouveront leurs espaces de travail. Il faut décider quels contenus iront dans un espace individuel, quels contenus appartiendront à une équipe et qui en sera responsable.
Le domaine de messagerie, les enregistrements DNS et les règles de sécurité demandent aussi une préparation. La bascule doit être planifiée de façon à savoir où arrivent les nouveaux messages et comment les utilisateurs accèdent à l’ancien et au nouvel environnement pendant la transition. Selon les volumes et les outils retenus, une phase de coexistence ou de synchronisation finale peut être nécessaire.
Traiter séparément messagerie et fichiers
Pour la messagerie, il faut préciser le périmètre : messages, dossiers, calendrier, contacts, boîtes partagées et éventuelles délégations. Les comportements d’Exchange Online et de Gmail diffèrent ; certains usages doivent être recréés ou expliqués plutôt que simplement copiés. Un test sur quelques profils représentatifs permet de vérifier le résultat avant de migrer toute l’entreprise.
Pour les fichiers, examinez les noms, formats, volumes, droits et liens de partage. Les documents conservés au format Microsoft peuvent être consultés et modifiés selon les outils disponibles, mais toutes les fonctions ou automatisations ne se transposent pas à l’identique. Une analyse des fichiers sensibles ou complexes permet de décider ce qui doit être converti, conservé tel quel ou traité à part. Le même principe s’applique aux espaces SharePoint riches en listes, flux ou applications : ils nécessitent un cadrage spécifique.
Une bascule qui inclut les utilisateurs
La communication doit répondre à des questions concrètes : quand utiliser Gmail ? Où trouver les fichiers partagés ? Que deviennent les favoris et les liens envoyés à des partenaires ? À qui signaler un document manquant ? Un court guide adapté aux usages de l’entreprise est souvent plus utile qu’une documentation générale de l’éditeur.
Après la bascule, vérifiez les boîtes, les envois et réceptions, les principaux espaces de fichiers et les accès des personnes clés. Consignez les erreurs et leurs corrections. Ne fermez l’ancien environnement qu’après avoir validé les données nécessaires, les obligations de conservation et les dépendances applicatives. La date de fin du transfert et la date de fin du projet ne sont pas toujours les mêmes.
Les principaux risques à anticiper
- Oublier une boîte partagée, une application qui envoie des mails ou un compte de service.
- Reprendre des fichiers sans revoir leurs propriétaires et leurs droits.
- Sous-estimer les documents avec macros, workflows ou fonctions spécifiques.
- Changer les DNS sans plan de communication et de vérification.
- Considérer un statut « terminé » dans un outil comme la preuve que tous les usages fonctionnent.
Les outils et les parcours disponibles évoluent. Google signale notamment des changements dans ses solutions historiques de migration ; le choix technique doit donc être validé au moment du projet dans la documentation Google. IT Support peut cadrer l’ensemble de la démarche, du diagnostic à l’assistance après bascule : découvrez notre offre de migration Microsoft 365 ↔ Google Workspace.